Alexa se convierte en una conserje virtual que está siempre disponible en la habitación, dispuesta a proporcionar información útil y servicios innovadores a los huéspedes y al personal para que su estancia y las actividades de gestión de las instalaciones sean más agradables y cómodas.
Información sobre la estructura
Alexa proporciona a los huéspedes información detallada sobre las instalaciones y todos los servicios disponibles, ofreciéndoles una guía completa para maximizar su comodidad durante la estancia.
Información local
Alexa puede ayudar al huésped dándole respuestas y consejos sobre atracciones, lugares que visitar, restaurantes y servicios de la zona. El personal del centro enseña esta información a Alexa para que el asistente de voz pueda dar las mismas respuestas que da la recepción.
Imágenes
Cada información que Alexa proporciona a los huéspedes puede ir acompañada de una imagen dedicada, enriqueciendo así el contenido, la experiencia y la interacción proporcionada a través del dispositivo Echo Show (equipado con una pantalla táctil).
Multilingüe
Alexa puede entender peticiones y responder a órdenes en varios idiomas. Ahora mismo están disponibles los idiomas italiano e inglés, y durante 2024 también estarán disponibles el alemán, el francés y el español para contenidos y servicios.
Categorías
La información introducida en el panel de control web proporcionado por NAVOO, que permite gestionar las funciones de Alexa, está categorizada para facilitar la gestión por parte del personal, y la facilidad de uso por parte de los huéspedes al interactuar con Alexa.
Clasificar la información
Durante algunas interacciones, Alexa puede enumerar servicios o información. Es posible decidir el orden de importancia con el que deben aparecer dichos contenidos, priorizando los servicios principales.
El panel de control de la web permite introducir contenido detallado para cada dato que Alexa necesite conocer, relacionado con las instalaciones o los servicios que ofrece el lugar. La información proporcionada es enunciada por Alexa en función de la petición realizada por el huésped.
Información general
Es necesario indicar para cada dato su nombre, a qué categorías pertenece, escribir una descripción detallada y añadir una imagen. Este contenido se utiliza para dar respuestas a preguntas generales, por ejemplo: «Alexa, háblame del desayuno».
Dónde se encuentra
El invitado podría preguntar a Alexa dónde se encuentra un determinado servicio ofrecido o recomendado. A continuación, puedes indicar la ubicación dentro de la instalación o la dirección. Por ejemplo, tras la pregunta «Alexa, ¿dónde está la sala de desayunos?»
Horarios
Algunos servicios ofrecidos por el alojamiento, pueden estar activos sólo en momentos concretos. Para dar esta información al huésped, puedes rellenar el campo dedicado, que se utilizará para dar respuesta a preguntas como «Alexa, ¿a qué hora puedes desayunar?».
Número de teléfono
¿Y si el huésped quiere saber cómo ponerse en contacto por teléfono con uno de los departamentos del establecimiento? Puede preguntar al conserje virtual pronunciando: «Alexa, ¿cómo puedo ponerme en contacto con la sala de desayunos?». Alexa proporcionará la información específica, recuperada de este campo del panel de control web.
Precio
Alexa también es utilizada por los huéspedes, en la intimidad de su habitación, para obtener información que no querrían pedir en recepción. Por ejemplo, el coste de un servicio, con preguntas como «Alexa, ¿cuánto cuesta el desayuno en la habitación?». Todos los detalles sobre los costes de cada servicio pueden introducirse en un campo específico.
Instrucciones de uso
No hay límite para los servicios y artículos que se pueden proporcionar a los huéspedes, ¡y tampoco para las explicaciones sobre cómo utilizarlos! Por ejemplo, un huésped podría preguntar: «Alexa, ¿cómo funciona la cafetera?».
Reserva
Alexa es una herramienta que puede utilizarse para ayudar al huésped a reservar servicios adicionales, apoyando así las actividades de upselling durante la estancia. El personal del centro podrá elegir para qué servicios e información Alexa debe proponer la opción de reserva. Por ejemplo, después de hablar del servicio de desayuno en la habitación, Alexa podría preguntar al huésped: «¿Quieres reservar este servicio?».
Con Alexa, puedes enviar solicitudes de artículos, servicios y asistencia directamente desde tu habitación mediante comandos de voz. Esta personalización permite a los establecimientos ofrecer un servicio más rápido y eficaz, mejorando la experiencia general del huésped durante su estancia y facilitando el trabajo del personal.
Mediante la facilidad de un comando de voz, los huéspedes pueden solicitar artículos o servicios a Alexa, como toallas adicionales o desayuno en la habitación, directamente desde la comodidad de su habitación.
Objetos y servicios que se pueden solicitar
A través del panel de control web proporcionado por NAVOO, puedes añadir y personalizar elementos y servicios que los huéspedes pueden solicitar en la habitación.
Cantidad
Si la opción «cantidad» está activada, Alexa también preguntará al invitado por el número de piezas deseado, que puede necesitar más de una toalla adicional, por ejemplo.
Artículos de pago
Antes de que pueda confirmar la solicitud, el huésped será informado por Alexa del posible coste de lo que ha solicitado. El coste puede personalizarse según el tipo de habitación. Por ejemplo, las toallas se pueden solicitar gratuitamente en una Suite, mientras que en una Classic hay que pagarlas.
Destinatarios de las solicitudes
El sistema reenvía las solicitudes recibidas a varios destinatarios a la vez, por correo electrónico, SMS o incluso en un dispositivo Echo (colocado en el área de recepción, por ejemplo), pudiendo diferenciar a los destinatarios por tipo de solicitud.
Con Alexa, los huéspedes pueden solicitar ayuda para reparar objetos que funcionen mal e informar de problemas o del mantenimiento que haya que hacer.
Problemas denunciables
A través del panel de control web proporcionado por NAVOO, es posible añadir y personalizar objetos y servicios para los que los huéspedes pueden enviar un informe de avería o solicitar una reparación.
Respuestas específicas
Una vez recogida la solicitud, Alexa puede dar información pre-rellenada específica para cada situación. Por ejemplo, para una ducha que hace agua fría, podrá decir que el personal de mantenimiento tomará medidas lo antes posible, mientras que para un televisor que no se enciende, podrá confirmar que ha recogido la solicitud y la ha remitido a recepción.
Destinatarios de las solicitudes
El sistema reenvía las solicitudes recibidas a varios destinatarios a la vez, por correo electrónico, SMS o incluso en un dispositivo Echo (colocado en la oficina del personal de mantenimiento, por ejemplo), pudiendo diferenciar a los destinatarios por tipo de solicitud.
Instalando un dispositivo Echo en la recepción o en otras habitaciones utilizadas por el personal, será posible hacer peticiones en nombre de los huéspedes interactuando con Alexa.
Dispositivos con autorizaciones especiales
Algunos dispositivos pueden ser autorizados a través del panel de control para que realicen peticiones en nombre de los invitados. Por ejemplo, a través de un dispositivo Echo colocado en la zona de recepción, se puede decir «Alexa, necesito una toalla», el sistema entenderá que la petición procede de un dispositivo con permisos especiales, y Alexa preguntará para qué habitación se hace la petición.
Destinatarios de las solicitudes
Al igual que con las solicitudes realizadas desde la sala, el sistema también reenvía las comunicaciones recibidas a varios destinatarios a la vez, por correo electrónico, SMS o incluso en un dispositivo Echo (colocado en la oficina del personal de mantenimiento, por ejemplo), pudiendo diferenciar los destinatarios por tipo de solicitud.
A través de Alexa, los huéspedes pueden obtener más detalles sobre la salida, solicitar desde su habitación que se prepare o incluso posponerla.
Información de pago
Es posible pedir a Alexa detalles sobre el pago. El asistente de voz te proporcionará toda la información sobre horarios, cómo tienes que proceder, dónde dejar las llaves, cómo hacer el pago… (piensa en un B&B sin recepción, por ejemplo).
Preparación de la salida
Los huéspedes pueden pedir a Alexa que prepare la salida. La solicitud se transferirá a la recepción, que podrá, por ejemplo, empezar a preparar la precuenta, comprobar los pagos efectuados, calcular la tasa turística; de este modo, se pueden anticipar y agilizar los procesos de salida de los huéspedes.
Retraso en el pago
Al interactuar con Alexa, los huéspedes pueden enviar solicitudes a la recepción para posponer el final de su estancia, directamente desde su habitación. Será responsabilidad de la recepción verificar la posibilidad y volver a ponerse en contacto con el huésped.
Destinatarios
Las solicitudes relacionadas con el pago pueden enviarse a través de distintos canales de comunicación (SMS, correo electrónico y notificaciones en dispositivos Echo) a varios destinatarios del personal simultáneamente.
Utilizando el panel de control web proporcionado por NAVOO, se pueden enviar mensajes directamente a los dispositivos Eco de las habitaciones.
Notificaciones
Cuando una notificación llega al dispositivo Echo de la habitación, emite el sonido típico de un mensaje entrante. Si está equipado con una pantalla, el dispositivo mostrará un icono en la esquina superior derecha. Sin embargo, si el dispositivo Echo no tiene pantalla, emitirá una luz amarilla intermitente. Alexa leerá el texto del mensaje recibido sólo después de escuchar la frase «Alexa, ¿cuáles son mis notificaciones?». Así, la experiencia del usuario es la misma a la que está acostumbrado en casa, por ejemplo, cuando recibe una notificación de Amazon sobre la llegada de un paquete.
Anuncios
Cuando un anuncio llega al dispositivo Echo de la habitación, Alexa lee inmediatamente el texto del mensaje. En el caso del dispositivo Echo Show, que tiene pantalla, también se podrá ver el contenido textual. El invitado no tiene que realizar ninguna acción para escuchar el mensaje, sin embargo, si no está presente en la sala, no podrá volver a escucharlo.
Imágenes persistentes
A través del panel de control, se puede enviar a los dispositivos Echo Show una imagen (que irá de fondo) y un texto que se superpondrá a ella automáticamente. Cuando este contenido llega al dispositivo Echo, no se reproduce ningún sonido y Alexa no lee el texto. El mensaje permanece en la pantalla fija hasta que el invitado pulsa un botón adecuado para cerrar el mensaje.
Alertas inmediatas
Es un tipo de anuncio muy particular. Cuando se envía, el dispositivo Eco se ajusta automáticamente al volumen máximo, y el anuncio se lee 5 veces a intervalos de 30 segundos. Puede utilizarse como apoyo a la comunicación, en situaciones en las que haya que dar avisos muy urgentes a los huéspedes (nota: Alexa Smart Properties no puede utilizarse como sistema de alarma o emergencia).
Envío instantáneo
Una vez creado un mensaje en el panel de control web, se puede enviar inmediatamente a los dispositivos de las habitaciones seleccionadas con un solo clic. Es útil en caso de que necesites notificar a los invitados las actualizaciones rápidamente. Por ejemplo, confirma que viene el desayuno a la habitación.
Envío programado
También puedes crear mensajes y fijar la fecha y hora en que quieres que se entreguen en las habitaciones. El caso de uso típico es confirmar una reserva para un servicio, o utilizar las horas nocturnas para escribir mensajes que se entregarán por la mañana para recibir a los invitados.
Envío recurrente
Todos los miércoles hay un aperitivo en la piscina? Un mensaje puede programarse indicando los días de la semana y la hora en que debe entregarse en las habitaciones automáticamente.
Selección de habitaciones
Cada mensaje puede enviarse a una sola habitación o a varias a la vez. En habitaciones con más de un dispositivo Echo, el mensaje se enviará a todos los dispositivos de la habitación.
Plantillas
Cada mensaje puede enviarse a una sola habitación o a varias a la vez. En habitaciones con más de un dispositivo Echo, el mensaje se enviará a todos los dispositivos de la habitación.
Con Alexa, puedes promocionar los servicios de tu establecimiento, sugerir actividades y conocer las necesidades de tus huéspedes, lo que te permitirá aumentar las ventas y mejorar tu servicio.
Las pantallas que se muestran en rotación en los Echo Shows son una valiosa herramienta promocional. A través de imágenes y texto, es posible sugerir al huésped cómo utilizar Alexa, ilustrar los servicios y productos del hotel, y poder gestionar y editar su contenido de forma independiente a través del panel de control web proporcionado por NAVOO.
Un escaparate virtual siempre actualizado que muestra información inmediatamente en cuanto el huésped abre la puerta de la habitación, aunque no esté interactuando con Alexa por voz.
Un escaparate virtual, siempre actualizado y a disposición del huésped, que también puede pedir a Alexa información sobre servicios de su interés.
Información y sugerencias
Las pantallas de marketing ofrecen la oportunidad de sugerir a los nuevos huéspedes del establecimiento cómo utilizar Alexa, explicando las distintas funciones del asistente de voz y recomendando las preguntas más típicas que se le pueden hacer. Por ejemplo, se puede dar información sobre el establecimiento, sugerir atracciones y servicios exteriores y explicar cómo solicitar artículos y servicios en la habitación. Las pantallas se alternan automáticamente intercalando previsiones meteorológicas locales.
Upselling
Utilizando pantallas de marketing, el establecimiento puede presentar de forma discreta y elegante los servicios disponibles y las promociones activas, sugiriendo al huésped cómo pedir más detalles a Alexa. De este modo, toda la información está siempre accesible y cualquier duda puede resolverse directamente en la comodidad de la sala, fomentando la posibilidad de vender servicios auxiliares y aumentando el upselling.
Mediante la interacción con Alexa, se pueden recibir comentarios de los huéspedes, pudiendo detectar de forma rápida e interactiva el nivel de disfrute de su estancia y los motivos de la misma. Las notificaciones instantáneas enviadas al personal les permiten actuar mientras el huésped sigue en el establecimiento.
Además de ser un conserje virtual, Alexa también es valiosa para proporcionar otros servicios como entretenimiento, música, noticias, previsiones meteorológicas y mucho más.
Despertadores
Con Alexa, ya no será necesario comprar despertadores o pedir al personal de recepción que se encargue de esta tarea. Gracias a Alexa, los huéspedes pueden programar despertadores y temporizadores directamente desde su habitación con total autonomía.
Altavoz Bluetooth
Alexa se conecta fácilmente mediante Bluetooth al dispositivo del invitado, permitiéndole escuchar su música en unos sencillos pasos.
El tiempo
El invitado puede preguntar, por ejemplo «Alexa, ¿cómo está el tráfico en el aeropuerto?».
El asistente de voz conoce la ubicación del alojamiento y puede dar información sobre el tráfico en tiempo real.
El tiempo
Alexa puede dar información sobre la previsión meteorológica tanto del lugar («Alexa, dime el tiempo) o de otras zonas («Alexa, ¿qué tiempo hará mañana en Venecia?), permitiendo a los huéspedes informarse mejor y gestionar la programación de sus actividades. Además, en los dispositivos Echo Show, las previsiones para las próximas horas aparecen automáticamente entre las pantallas giratorias.
Noticias
Alexa puede proporcionar noticias actualizadas en cualquier momento. Sin tener que encender el televisor y buscar un noticiario que las esté emitiendo, o utilizando el smartphone, el invitado puede decir «Alexa, ¿qué noticias hay?» y escucharlo mientras hace otra cosa, como deshacer la maleta o prepararse para salir a cenar.
Radio y música
Alexa puede reproducir gratuitamente las principales emisoras de radio y canales de música en streaming. No es necesario vincular tu cuenta personal, basta con decir «Alexa, pon la radio», o «Alexa, reproduce Radio Montecarlo» o «Alexa, reproduce música clásica».
Juegos y otras habilidades
Utilizando el panel de control web proporcionado por NAVOO, activas las «apps» para Alexa (que técnicamente se llaman «habilidades»). Las habilidades activables incluyen muchos juegos que, mediante la interacción de la voz, ¡pueden entretener a invitados de todas las edades! Además de habilidades que guían al huésped para hacer ejercicio, relajarse, ¡y mucho más! La activación y el uso de estas aplicaciones no suponen ningún coste, ni para el hotelero ni para sus huéspedes.
Alexa ofrece un apoyo fundamental en el área de la limpieza, proporcionando funciones útiles tanto para el personal de las instalaciones como para los huéspedes.
Alexa puede eliminar la necesidad de utilizar hojas de papel para anotar las habitaciones ya dispuestas y de realizar constantes llamadas telefónicas entre el personal de las plantas y la recepción.
Con frases sencillas como «Alexa, la habitación está limpia» o «Alexa, la habitación está lista» el personal puede actualizar el estado de la habitación en tiempo real e informar a sus compañeros.
En recepción, podrán ver en tiempo real el estado de las habitaciones, lo que agilizará la asignación de habitaciones a los nuevos huéspedes.
Notificación del estado de la habitación
El personal del centro puede decirle a Alexa cuándo se ha limpiado la habitación y, posteriormente, cuándo la ha revisado el encargado de la limpieza. No hace falta que le digas a Alexa el número de la habitación, ¡Alexa sabe dónde está! Así se evitan errores de comunicación y malentendidos, y se informa del estado en directo de cada sala en el panel de control NAVOO.
Enlace con PMS y otros programas o aplicaciones
NAVOO ya ha desarrollado la integración con varios PMS y otros programas informáticos. Esto permite actualizar automáticamente el estado de la habitación directamente en el PMS, siguiendo la frase pronunciada por el personal de la habitación. También se ha creado la función inversa para algunos PMS: se puede preguntar «Alexa, ¿qué habitaciones debo limpiar?» y el PMS se lo dirá al asistente de voz, ayudando así a mejorar la productividad y eficiencia del personal de las plantas. Para las funciones dedicadas al personal, Alexa también pide que digas una contraseña (para evitar que las utilicen los invitados).
Solicitud de limpieza adicional
Si la función está activada en el panel de control, los huéspedes podrán pedir a Alexa una limpieza adicional de la habitación. Las solicitudes se enviarán directamente desde Alexa a los distintos contactos del personal interesados en ellas (mediante SMS, correo electrónico y con notificaciones en un dispositivo Echo).
Solicitud de no limpieza
A diferencia del caso anterior, un huésped puede solicitar que no se limpie su habitación. Por razones de privacidad, o por una preocupación especial por el medio ambiente, los huéspedes pueden desear hacer una petición de este tipo, que de nuevo será entregada directamente por Alexa al personal de las instalaciones.
A través del panel de control web proporcionado por NAVOO, el personal tiene la capacidad de gestionar de forma independiente y completa todo el sistema Alexa. Así se puede controlar el número de interacciones, responder con prontitud a las solicitudes, analizar los datos y optimizar así la experiencia del huésped al interactuar con Alexa.
Creación y gestión
Cada dispositivo Eco debe estar asociado a una habitación o sala de la instalación. En el caso de un hotel, entonces es posible crear todas las habitaciones en el panel de control, o en el caso de otros alojamientos (como un apartamento o una casa de vacaciones) se pueden crear las distintas habitaciones en las que se colocarán los dispositivos Echo.
Desglose en tipos
Las distintas habitaciones del panel de control pueden pertenecer a un tipo (estándar, clásica, de lujo, suite, suite familiar, …), pudiendo así establecer información y características que luego son válidas para todas las habitaciones del mismo tipo.
Habilidades específicas
Las habilidades (es decir, las «apps» para Alexa) pueden activarse de forma idéntica para todas las habitaciones, o incluso de forma específica para algunas habitaciones concretas. Un ejemplo es el caso de la habilidad para utilizar la domótica, que puede ser utilizable sólo en determinadas suites.
Asociación
El usuario que administra la instalación a través del panel de control puede añadir dispositivos Echo y asociarlos a cada habitación. Cada habitación puede tener asociados varios dispositivos Echo, pero éstos a su vez sólo pueden estar asociados a una habitación.
Operaciones
En el panel de control, es posible ver qué dispositivos colocados en las habitaciones están correctamente en línea (y, por tanto, encendidos y conectados a la Wi-Fi) y cuáles están desconectados (desconectados de la Wi-Fi o apagados).
Ajustes
Varios ajustes, como el idioma, las unidades de medida, la radio por defecto, el volumen máximo y otros, se pueden cambiar constantemente para cada dispositivo Echo. Estos ajustes pueden hacerse manualmente a través de la consola, automatizarse mediante el intercambio de información con el PMS, o incluso verbalmente por el anfitrión o el personal.
Puesta a cero al final de la estancia
Al final de la estancia, los dispositivos pueden reiniciarse, para volver a su estado inicial, listos para recibir a un nuevo huésped. El restablecimiento elimina, por ejemplo, los mensajes enviados por el personal a la habitación y no leídos por el huésped y los despertadores. El reinicio se produce simultáneamente para todos los dispositivos asociados a la misma cámara.
El reinicio del dispositivo Eco puede hacerse por voz, o utilizando el panel de control o mediante la interacción con el PMS.
Creación
El administrador del panel de control puede añadir y gestionar independientemente el acceso de otros usuarios, para una o varias instalaciones.
Funciones y permisos
A los usuarios creados se les pueden asignar funciones específicas, cada una con posibilidades y limitaciones de edición distintas.
Trazabilidad de los cambios
Todos los cambios realizados en el contenido y las funcionalidades de Alexa, son rastreados para que el administrador pueda localizar la fecha y el usuario autor de dichos cambios.
A través del panel de control proporcionado por NAVOO, se pueden supervisar las interacciones de los huéspedes y del personal con Alexa, lo que permite tener una visión clara e inmediata de cómo y cuánto se está utilizando el asistente de voz.
Cantidad
Cada interacción es un diálogo entre una persona y Alexa. El número de interacciones puede filtrarse y agruparse por fecha, ver los días en que el uso fue mayor y qué salas crean más interacciones.
Tipos
También puedes ver el tipo de solicitudes realizadas a Alexa, ya sea por categorías o profundizando en los detalles concretos de cada información solicitada. Así se averigua qué información necesitan los huéspedes y qué funciones utilizan más.
Invitados y personal
El sistema hace explícito qué y cuántas interacciones realizaron los huéspedes y el personal, con lo que también se puede evaluar el impacto positivo en el funcionamiento diario y la gestión de la instalación.
PMS, software y app
El sistema Alexa Smart Properties proporcionado por NAVOO ya está integrado con algunos de los principales PMS, software y apps utilizados por el personal y los anfitriones de los establecimientos hosteleros.
También es posible solicitar a NAVOO que se conecte con sistemas que aún no se han integrado. Nota: no es obligatorio conectar Alexa a un PMS.
Domótica
«Alexa, apaga todas las luces», «Alexa, tengo calor» y muchas otras peticiones que los huéspedes están acostumbrados a hacer en casa, también se pueden utilizar en una habitación de hotel o B&B. Que la domótica pueda controlarse por voz depende del proveedor del sistema domótico.
Televisores
«Alexa, enciende el televisor», «Alexa, baja el volumen del televisor» y otras muchas peticiones, puedes hacerlas a Alexa sin tener que buscar el mando a distancia. La posibilidad de utilizar estos mandos depende del modelo de televisor instalado en la habitación.
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