Informations
Alexa devient un concierge virtuel toujours disponible dans la chambre, prêt à fournir des informations utiles et des services innovants aux clients et au personnel pour rendre leur séjour et les activités de gestion de l’établissement plus agréables et confortables.
Informations sur la structure
Alexa fournit aux clients des informations détaillées sur l’établissement et tous les services disponibles, offrant un guide complet pour maximiser leur confort pendant leur séjour.
Informations locales
Alexa peut aider l’invité en lui fournissant des réponses et des conseils sur les attractions, les lieux à visiter, les restaurants et les services de la région. Ces informations sont enseignées à Alexa par le personnel de l’établissement afin que l’assistant vocal puisse donner les mêmes réponses que celles fournies par la réception.
Images
Chaque information fournie par Alexa aux invités peut être accompagnée d’une image dédiée, enrichissant ainsi le contenu, l’expérience et l’interaction fournis par l’intermédiaire de l’appareil Echo Show (équipé d’un écran tactile).
Multilingue
Alexa peut comprendre les demandes et répondre aux commandes dans plusieurs langues. Pour l’instant, l’italien et l’anglais sont disponibles, et en 2024, l’allemand, le français et l’espagnol seront également disponibles pour le contenu et les services.
Catégories
Les informations saisies dans le panneau de contrôle Web fourni par NAVOO, qui permet de gérer les fonctions d’Alexa, sont classées par catégories afin de faciliter la gestion par le personnel et l’interaction des clients avec Alexa.
Trier les informations
Lors de certaines interactions, Alexa peut énumérer des services ou des informations. Il est possible de décider de l’ordre d’importance dans lequel ces contenus doivent apparaître, en donnant la priorité aux principaux services.
Détails pour toute information
Le panneau de contrôle web permet de saisir un contenu détaillé pour chaque information qu’Alexa aura besoin de connaître, en rapport avec l’établissement ou les services offerts par le site. Les informations fournies sont énoncées par Alexa en fonction de la demande formulée par l’invité.
Informations générales
Il est nécessaire d’indiquer pour chaque information son nom, les catégories auxquelles elle appartient, de rédiger une description détaillée et d’ajouter une image. Ce contenu est utilisé pour donner des réponses à des questions générales, par exemple « Alexa, parlez-moi du petit-déjeuner ».
Où se trouve-t-il ?
L’invité peut demander à Alexa où se trouve un service particulier offert ou recommandé. Vous pouvez ensuite indiquer l’emplacement au sein de l’établissement ou l’adresse. Par exemple, après la question « Alexa, où se trouve la salle de petit-déjeuner ? ».
Horaires
Certains services proposés par le logement peuvent n’être actifs qu’à certaines heures. Pour donner cette information à l’invité, vous pouvez remplir le champ dédié, qui sera utilisé pour donner des réponses à des questions telles que « Alexa, à quelle heure pouvez-vous prendre votre petit-déjeuner ? »
Numéro de téléphone
Que se passe-t-il si le client souhaite savoir comment contacter l’un des services de l’établissement par téléphone ? Elle peut demander au concierge virtuel en prononçant : « Alexa, comment puis-je contacter la salle du petit-déjeuner ? » Alexa fournira les informations spécifiques, extraites du champ de ce panneau de contrôle web.
Prix
Alexa est également utilisée par les clients, dans l’intimité de leur chambre, pour obtenir des informations qu’ils ne voudraient pas demander à la réception. Par exemple, le coût d’un service, avec des questions telles que « Alexa, combien coûte le petit-déjeuner dans la chambre ? ». Tous les détails concernant les coûts de chaque service peuvent être saisis dans un champ prévu à cet effet.
Mode d’emploi
Il n’y a pas de limite aux services et aux articles qui peuvent être fournis aux hôtes, ni aux explications sur la manière de les utiliser ! Par exemple, un invité peut demander : « Alexa, comment fonctionne la cafetière ? »
Réservation
Alexa est un outil qui peut être utilisé pour aider le client à réserver des services supplémentaires, ce qui favorise les activités de vente incitative pendant le séjour. Le personnel de l’établissement pourra choisir les services et les informations pour lesquels Alexa proposera l’option de réservation. Par exemple, après avoir parlé du service de petit-déjeuner dans la chambre, Alexa pourrait demander à l’invité : « Voulez-vous réserver ce service ? »
Demandes
Avec Alexa, vous pouvez envoyer des demandes d’articles, de services et d’assistance directement depuis votre chambre à l’aide de commandes vocales. Cette personnalisation permet aux établissements d’offrir un service plus rapide et plus efficace, améliorant ainsi l’expérience globale des clients pendant leur séjour et facilitant le travail du personnel.
Objets
Grâce à une simple commande vocale, les clients peuvent demander des articles ou des services à Alexa, tels que des serviettes supplémentaires ou un petit-déjeuner dans la chambre, directement depuis le confort de leur chambre.
Objets et services pouvant être demandés
Grâce au panneau de contrôle Web fourni par NAVOO, vous pouvez ajouter et personnaliser les éléments et les services que les clients peuvent demander dans la chambre.
Quantité
Si l’option « quantité » est activée, Alexa demandera également à l’invité le nombre de pièces souhaitées, ce qui peut nécessiter plus d’une serviette supplémentaire, par exemple.
Articles payés
Avant de pouvoir confirmer la demande, le client sera informé par Alexa du coût éventuel de ce qu’il a demandé. Le coût peut être personnalisé en fonction du type de chambre. Par exemple, les serviettes peuvent être demandées gratuitement dans une suite, alors qu’elles sont payantes dans une chambre classique.
Destinataires des demandes
Le système transmet les demandes reçues à plusieurs destinataires en même temps, par courrier électronique, par SMS ou même sur un appareil Echo (placé dans l’espace d’accueil, par exemple), en pouvant différencier les destinataires par type de demande.
Soutien et maintenance
Grâce à Alexa, les clients peuvent demander de l’aide pour réparer les objets qui fonctionnent mal et signaler les problèmes ou les travaux d’entretien à effectuer.
Problèmes à signaler
Grâce au panneau de contrôle Web fourni par NAVOO, il est possible d’ajouter et de personnaliser des objets et des services pour lesquels les clients peuvent soumettre un rapport de dysfonctionnement ou demander une réparation.
Réponses spécifiques
Une fois la demande recueillie, Alexa peut fournir des informations pré-remplies spécifiques à chaque situation. Par exemple, pour une douche qui produit de l’eau froide, il pourra dire que le personnel d’entretien interviendra dans les plus brefs délais, tandis que pour une télévision qui ne s’allume pas, il pourra confirmer qu’il a recueilli la demande et l’a transmise à la réception.
Destinataires des demandes
Le système transmet les demandes reçues à plusieurs destinataires à la fois, par courrier électronique, SMS ou même sur un appareil Echo (placé dans le bureau du personnel d’entretien, par exemple), en étant capable de différencier les destinataires par type de demande.
Des la réception
En installant un appareil Echo à la réception ou dans d’autres pièces utilisées par le personnel, il sera possible de faire des demandes au nom des clients en interagissant avec Alexa.
Dispositifs avec autorisations spéciales
Certains appareils peuvent être autorisés par le panneau de contrôle à faire des demandes au nom des invités. Par exemple, à l’aide d’un appareil Echo placé dans la zone de réception, on peut dire « Alexa, j’ai besoin d’une serviette », le système comprendra que la demande provient d’un appareil disposant d’autorisations spéciales, et Alexa demandera pour quelle pièce la demande a été faite.
Destinataires des demandes
Comme pour les demandes effectuées depuis la salle, le système transmet également les communications reçues à plusieurs destinataires à la fois, par e-mail, SMS ou même sur un dispositif Echo (placé dans le bureau du personnel d’entretien, par exemple), en étant capable de différencier les destinataires par type de demande.
Passer à la caisse
Grâce à Alexa, les clients peuvent obtenir plus de détails sur le passage en caisse, demander depuis leur chambre qu’il soit préparé ou même reporté.
Informations relatives à l’encaissement
Il est possible de demander à Alexa des détails sur le passage en caisse. L’assistant vocal fournira toutes les informations relatives aux horaires, à la marche à suivre, à l’endroit où laisser les clés, à la manière d’effectuer le paiement… (pensez à une chambre d’hôtes sans réception, par exemple).
Préparation de la caisse
Les clients peuvent demander à Alexa de préparer la caisse. La demande sera transmise à la réception qui pourra, par exemple, commencer à préparer le pré-compte, vérifier les paiements effectués, calculer la taxe de séjour ; de cette façon, les processus de sortie des hôtes peuvent être anticipés et accélérés.
Retard d’encaissement
En interagissant avec Alexa, les clients peuvent envoyer des demandes à la réception pour reporter la fin de leur séjour, directement depuis leur chambre. Il incombe à la réception de vérifier l’éventualité et de recontacter le client.
Public cible
Les demandes liées au passage en caisse peuvent être envoyées par différents canaux de communication (SMS, e-mail et notifications sur les appareils Echo) à plusieurs membres du personnel simultanément.
Messages
En utilisant le panneau de contrôle web fourni par NAVOO, des messages peuvent être envoyés directement aux appareils Echo dans les chambres.
Les types
Notifications
Lorsqu’une notification parvient à l’appareil Echo dans la pièce, il émet le son typique d’un message entrant. Si l’appareil est équipé d’un écran, une icône s’affiche dans le coin supérieur droit. Toutefois, si l’appareil Echo n’a pas d’écran, il émettra une lumière jaune pulsée. Alexa ne lira le texte du message reçu qu’après avoir entendu la phrase « Alexa, quelles sont mes notifications ? ». Ainsi, l’expérience de l’utilisateur est la même que celle à laquelle les clients sont habitués chez eux, par exemple lorsqu’ils reçoivent une notification d’Amazon concernant l’arrivée d’un colis.
Annonces
Lorsqu’une annonce parvient à l’appareil Echo dans la pièce, le texte du message est lu immédiatement par Alexa. Dans le cas de l’appareil Echo Show, qui dispose d’un écran, le contenu textuel sera également visible. L’invité ne doit rien faire pour entendre le message, mais s’il n’est pas présent dans la pièce, il ne pourra pas le réécouter.
Images persistantes
Grâce au panneau de contrôle, vous pouvez envoyer aux appareils Echo Show une image (qui s’affichera en arrière-plan) et un texte qui s’y superposera automatiquement. Lorsque ce contenu parvient à l’appareil Echo, aucun son n’est diffusé et Alexa ne lit pas le texte. Le message reste affiché sur l’écran fixe jusqu’à ce que l’invité appuie sur un bouton approprié pour fermer le message.
Alertes immédiates
Il s’agit d’un type d’annonce très particulier. Lorsqu’il est envoyé, l’appareil Echo est automatiquement réglé sur le volume maximum et l’annonce est lue 5 fois à 30 secondes d’intervalle. Il peut être utilisé pour soutenir la communication, dans des situations où des alertes très urgentes doivent être données aux invités (note : Alexa Smart Properties ne peut pas être utilisé comme un système d’alarme ou d’urgence).
Gestion et personnalisation
Envoi instantané
Une fois qu’un message est créé dans le panneau de contrôle web, il peut être envoyé immédiatement aux appareils dans les pièces sélectionnées en un seul clic. Elle est utile si vous devez informer rapidement les invités des mises à jour. Par exemple, confirmez que le petit-déjeuner dans la chambre est prévu.
Envoi programmé
Vous pouvez également créer des messages et définir la date et l’heure à laquelle vous souhaitez qu’ils soient envoyés dans les chambres. Le cas d’utilisation typique est la confirmation d’une réservation pour un service, ou l’utilisation des heures de la nuit pour rédiger des messages à remettre le matin pour accueillir les invités.
Envoi récurrent
Tous les mercredis, un apéritif est organisé à la piscine ? Un message peut être programmé en indiquant les jours de la semaine et l’heure à laquelle il doit être transmis automatiquement aux chambres.
Sélection de salles
Chaque message peut être envoyé à une seule pièce ou à plusieurs pièces à la fois. Dans les pièces où se trouvent plusieurs appareils Echo, le message sera diffusé à tous les appareils de la pièce.
Modèles
Chaque message peut être envoyé à une seule pièce ou à plusieurs pièces à la fois. Dans les pièces où se trouvent plusieurs appareils Echo, le message sera diffusé à tous les appareils de la pièce.
Marketing
Avec Alexa, vous pouvez promouvoir les services de votre établissement, suggérer des activités et comprendre les besoins de vos invités, ce qui vous permet d’augmenter les ventes incitatives et d’améliorer votre service.
Écrans marketing
Les écrans affichés en rotation sur les Echo Shows constituent un outil promotionnel précieux. Par le biais d’images et de textes, il est possible de suggérer au client comment utiliser Alexa, d’illustrer les services et les produits de l’hôtel, et de gérer et d’éditer leur contenu de manière indépendante grâce au panneau de contrôle Web fourni par NAVOO.
Une vitrine virtuelle toujours actualisée qui affiche des informations dès que le client ouvre la porte de la chambre, même s’il n’interagit pas avec Alexa par la voix.
Une vitrine virtuelle, toujours à jour et à la disposition de l’invité, qui peut également demander à Alexa des informations sur les services qui l’intéressent.
Informations et suggestions
Les écrans marketing permettent de suggérer aux nouveaux clients de l’établissement d’utiliser Alexa, en expliquant les différentes fonctions de l’assistant vocal et en recommandant les questions les plus typiques à lui poser. Par exemple, il peut donner des informations sur l’établissement, suggérer des attractions et des services extérieurs et expliquer comment demander des articles et des services dans la chambre. Les écrans alternent automatiquement avec les prévisions météorologiques locales.
Vente incitative
À l’aide d’écrans marketing, l’établissement peut présenter discrètement et élégamment les services disponibles et les promotions en cours, en suggérant à l’invité de demander plus de détails à Alexa. Chaque information est ainsi toujours accessible et tout doute peut être résolu directement dans le confort de la chambre, ce qui favorise la possibilité de vendre des services auxiliaires et d’augmenter la vente incitative.
Retour d'information
Grâce à l’interaction avec Alexa, il est possible de recevoir des commentaires de la part des clients, ce qui permet de détecter rapidement et de manière interactive le niveau d’appréciation de leur séjour et les raisons qui l’ont motivé. Les notifications instantanées envoyées au personnel lui permettent d’agir pendant que le client est encore dans l’établissement.
Plus
En plus d’être un concierge virtuel, Alexa est également précieuse pour fournir d’autres services tels que le divertissement, la musique, les actualités, les prévisions météorologiques et bien plus encore.
Outils utiles
Réveils
Avec Alexa, il ne sera plus nécessaire d’acheter des réveils ou de demander au personnel de la réception de s’occuper de cette tâche. Grâce à Alexa, les clients peuvent régler les réveils et les minuteries directement depuis leur chambre, en toute autonomie.
Haut-parleur Bluetooth
Alexa se connecte facilement via Bluetooth à l’appareil de l’invité, lui permettant d’écouter sa musique en quelques étapes simples.
Services d'information
Météo
L’invité peut demander, par exemple, « Alexa, quel est le trafic à l’aéroport ? ».
L’assistant vocal connaît l’emplacement du logement et peut donner des informations sur le trafic en temps réel.
Météo
Alexa peut donner des informations sur les prévisions météorologiques des deux endroits (« Alexa, dites-moi le temps qu’il fait ») ou d’autres régions (« Alexa, quel temps fera-t-il à Venise demain ? »), ce qui permet aux hôtes de mieux s’informer et de gérer la programmation de leurs activités. En outre, sur les appareils Echo Show, les prévisions pour les prochaines heures s’affichent automatiquement sur les écrans rotatifs.
Actualités
Alexa peut fournir des informations actualisées à tout moment. Sans avoir à allumer la télévision et à chercher un journal télévisé qui les diffuse, ou en utilisant son smartphone, l’invité peut dire
« Alexa, quelles sont les nouvelles ? »
et l’écouter pendant qu’elle fait autre chose, comme défaire sa valise ou se préparer à sortir dîner !
Divertissement
Radio et musique
Alexa peut diffuser gratuitement les principales stations de radio et chaînes de musique en continu. Il n’est pas nécessaire de lier votre compte personnel, il suffit de dire « Alexa, écoutez la radio », o « Alexa, écoutez la radio Monte Carlo » o « Alexa, écoutez de la musique classique ».
Jeux et autres compétences
À l’aide du panneau de contrôle Web fourni par NAVOO, vous activez les « applications » pour Alexa (qui sont techniquement appelées « compétences »). Les compétences activables comprennent de nombreux jeux qui, grâce à l’interaction vocale, peuvent divertir les invités de tous âges ! De plus, des compétences qui guident l’invité pour faire de l’exercice, se détendre, et plus encore ! L’activation et l’utilisation de ces applications n’entraînent aucun coût, ni pour l’hôtelier, ni pour ses clients.
Housekeeping
Alexa offre un soutien essentiel dans le domaine de l’entretien ménager, en proposant des fonctions utiles à la fois pour le personnel de l’établissement et pour les clients.
Soutien au personnel
Grâce à Alexa, il n’est plus nécessaire d’utiliser des feuilles de papier pour noter les chambres qui ont déjà été aménagées, ni de passer des appels téléphoniques incessants entre le personnel des étages et la réception.
Avec des phrases simples telles que « Alexa, la chambre est propre » o « Alexa, la chambre est prête » le personnel peut mettre à jour l’état de la chambre en temps réel et informer ses collègues.
À la réception, ils pourront alors consulter en direct l’état des chambres, ce qui accélérera l’attribution des chambres aux nouveaux clients.
Notification de l’état de la pièce
Le personnel de l’établissement peut dire à Alexa quand la chambre a été nettoyée et ensuite quand elle a été vérifiée par le responsable de l’entretien ménager. Inutile d’indiquer à Alexa le numéro de la chambre, Alexa sait où elle se trouve ! Ainsi, les erreurs de communication et les malentendus sont évités, et l’état en direct de chaque pièce est indiqué sur le panneau de contrôle NAVOO.
Liaison avec le PMS et d’autres logiciels ou applications
NAVOO a déjà développé l’intégration avec divers PMS et autres logiciels. Cela permet de mettre à jour automatiquement le statut de la chambre directement dans le PMS, en suivant la phrase prononcée par le personnel dans la chambre. La fonction inverse a également été créée pour certains PMS : on peut demander « Alexa, quelles chambres dois-je nettoyer ? » et le PMS l’indiquera à l’assistant vocal, contribuant ainsi à améliorer la productivité et l’efficacité du personnel dans les étages. Pour les fonctions dédiées au personnel, Alexa demande également de prononcer un mot de passe (pour éviter qu’elles ne soient utilisées par des invités).
Pour les hôtes de l'Hospitality
Demande de nettoyage supplémentaire
Si la fonction est activée dans le panneau de contrôle, les clients pourront demander à Alexa un nettoyage supplémentaire de la chambre. Les demandes seront envoyées directement par Alexa aux différents contacts du personnel intéressés par ces demandes (par SMS, e-mail, et avec des notifications sur un appareil Echo).
Demande d’absence de nettoyage
Contrairement au cas précédent, un client peut demander que sa chambre ne soit pas nettoyée. Pour des raisons de respect de la vie privée ou de l’environnement, les hôtes peuvent souhaiter faire une telle demande, qui sera transmise directement par Alexa au personnel de l’établissement.
Gestion
Grâce au panneau de contrôle Web fourni par NAVOO, le personnel a la possibilité de gérer de manière indépendante et complète l’ensemble du système Alexa. Il est alors possible de surveiller le nombre d’interactions, de répondre rapidement aux demandes, d’analyser les données et d’optimiser ainsi l’expérience de l’invité en interagissant avec Alexa.
Chambres
Création et gestion
Chaque dispositif Echo doit être associé à une pièce ou à un local de l’établissement. Dans le cas d’un hôtel, il est alors possible de créer toutes les chambres dans le panneau de contrôle, ou dans le cas d’autres logements (comme un appartement ou une maison de vacances), il est possible de créer les différentes pièces dans lesquelles les appareils Echo seront placés.
Répartition par type
Les différentes chambres du panneau de contrôle peuvent appartenir à un type (standard, classique, de luxe, suite, suite familiale, …), ce qui permet de définir des informations et des caractéristiques qui sont ensuite valables pour toutes les chambres du même type.
Compétences spécifiques
Les compétences (c’est-à-dire les « applications » pour Alexa) peuvent être activées de manière identique pour toutes les pièces, ou même spécifiquement pour certaines pièces. C’est le cas, par exemple, de l’aptitude à utiliser la domotique, qui peut n’être utilisable que dans certaines suites.
Dispositifs Echo
Association
L’utilisateur qui administre l’installation via le panneau de contrôle peut ajouter des dispositifs Echo et les associer à chaque pièce. Chaque pièce peut être associée à plusieurs appareils Echo, mais ceux-ci ne peuvent être associés qu’à une seule pièce.
Opérations
Dans le panneau de contrôle, il est possible de voir quels appareils placés dans les pièces sont correctement en ligne (et donc allumés et connectés au Wi-Fi) et lesquels sont hors ligne (déconnectés du Wi-Fi ou éteints).
Paramètres
Divers paramètres tels que la langue, les unités de mesure, la radio par défaut, le volume maximum, etc. peuvent être modifiés en permanence pour chaque appareil Echo. Ces réglages peuvent être effectués manuellement via la console, automatisés par l’échange d’informations avec le PMS, ou même verbalement par l’hôte ou le personnel.
Remise à zéro à la fin du séjour
À la fin du séjour, les appareils peuvent être réinitialisés pour revenir à leur état initial, prêts à accueillir un nouvel hôte. La réinitialisation élimine, par exemple, les messages envoyés par le personnel dans la chambre et non lus par le client, ainsi que les réveils. La réinitialisation s’effectue simultanément pour tous les appareils associés à la même chambre.
La réinitialisation du dispositif Echo peut se faire par la voix, ou en utilisant le panneau de contrôle ou en interagissant avec le PMS.
Utilisateurs
Création
L’administrateur de la centrale peut ajouter et gérer indépendamment l’accès d’autres utilisateurs, pour une ou plusieurs installations.
Rôles et autorisations
Les utilisateurs créés peuvent se voir attribuer des rôles spécifiques, chacun ayant des possibilités et des limites d’édition distinctes.
Traçabilité des changements
Toutes les modifications apportées au contenu et aux fonctionnalités d’Alexa font l’objet d’un suivi qui permet à l’administrateur de retrouver la date et l’utilisateur à l’origine de ces modifications.
Analytics
Grâce au panneau de contrôle fourni par NAVOO, les interactions des clients et du personnel avec Alexa peuvent être surveillées, ce qui permet d’avoir un aperçu clair et immédiat de la manière dont l’assistant vocal est utilisé et de l’ampleur de son utilisation.
Quantité
Chaque interaction est un dialogue entre une personne et Alexa. Le nombre d’interactions peut être filtré et regroupé par date, ce qui permet de voir les jours où l’utilisation a été la plus importante et les salles qui créent le plus d’interactions.
Les types
Vous pouvez également consulter le type de demandes adressées à Alexa, soit par catégorie, soit en entrant dans les détails de l’information demandée. On peut ainsi savoir quelles sont les informations dont les visiteurs ont besoin et quelles sont les fonctions qu’ils utilisent le plus.
Invités et personnel
Le système explicite les interactions entre les clients et le personnel, ainsi que leur nombre, ce qui permet également d’évaluer l’impact positif sur le fonctionnement et la gestion quotidiens de l’établissement.
Intégrations
PMS, logiciel et application
Le système Alexa Smart Properties fourni par NAVOO est déjà intégré à certains des principaux PMS, logiciels et applications utilisés par le personnel et les hôtes des établissements d’accueil.
Il est également possible de demander à NAVOO de se connecter à des systèmes qui n’ont pas encore été intégrés. Attention : il n’est pas obligatoire de connecter Alexa à un PMS.
Domotique
« Alexa, éteignez toutes les lumières », « Alexa, j’ai chaud » et bien d’autres demandes que les clients ont l’habitude de faire chez eux, peuvent également être utilisées dans une chambre d’hôtel ou de chambre d’hôte. La possibilité de contrôler la domotique par la voix dépend du fournisseur du système domotique.
Téléviseurs
« Alexa, allumez la télévision, « Alexa, baisse le volume de la télévision », et diverses autres demandes, vous pouvez les adresser à Alexa sans avoir à chercher la télécommande. La possibilité d’utiliser ces commandes dépend du modèle de téléviseur installé dans la pièce.
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