Alexa diventa una concierge virtuale sempre disponibile in stanza, pronta a fornire informazioni utili e servizi innovativi agli ospiti e allo staff, per rendere più piacevole e comodo il soggiorno e le attività di gestione della struttura.
Informazioni sulla struttura
Alexa fornisce agli ospiti informazioni dettagliate sulla struttura e su tutti i servizi disponibili, offrendo una guida completa per massimizzare il loro comfort durante il soggiorno.
Informazioni locali
Alexa può aiutare l’ospite fornendo risposte e consigli su attrazioni, luoghi da visitare, ristoranti e servizi del territorio. Tali informazioni sono insegnate ad Alexa dallo staff della struttura, così che l’assistente vocale possa dare le stesse risposte fornite dalla reception.
Immagini
Ogni informazione che Alexa fornisce agli ospiti, è corredabile da un’immagine dedicata, arricchendo così il contenuto, l’esperienza e l’interazione fornita tramite il device Echo Show (provvisto di schermo touch screen).
Multilingua
Alexa è in grado di comprendere le richieste e rispondere a comandi in più lingue. In questo momento sono disponibili le lingue italiano e inglese, e nel corso del 2024 si potranno fruire dei contenuti e servizi anche il tedesco, francese e spagnolo.
Categorie
Le informazioni inserite nel pannello di controllo web fornito da NAVOO, che consente di gestire le funzionalità di Alexa, sono suddivise in categorie per consentire una più facile gestione da parte dello staff, e un’agevole fruizione da parte degli ospiti nell’interagire con Alexa.
Ordinamento informazioni
Durante alcune interazioni Alexa può elencare servizi o informazioni. È possibile decidere l’ordine di importanza con cui far comparire tali contenuti, dando priorità ai servizi principali.
Il pannello di controllo web permette di inserire contenuti dettagliati per ogni informazione che Alexa dovrà conoscere, relativa alla struttura o ai servizi proposti dalla località. Le informazioni fornite vengono enunciate da Alexa in base alla richiesta fatta dall’ospite.
Informazioni generali
È necessario indicare per ogni informazione il suo nome, a quali categorie appartiene, scrivere una descrizione dettagliata e aggiungere un’immagine. Questi contenuti vengono usati per dare risposte a domande generiche, ad esempio “Alexa, parlami della colazione”.
Dove si trova
L’ospite potrebbe chiedere ad Alexa dove si trova un determinato servizio offerto o consigliato. Si può quindi indicare la posizione all’interno della struttura o l’indirizzo. Ad esempio in seguito alla domanda “Alexa, dov’è la sala colazioni?”.
Orari
Alcuni servizi offerti dalla struttura ricettiva, potrebbero essere attivi solo ad orari specifici. Per dare questa informazione all’ospite, si può compilare il campo dedicato, che verrà usato per dare risposta a domande come “Alexa, a che ora si può fare colazione?”.
Recapito telefonico
E se l’ospite volesse sapere come contattare via telefono uno dei reparti della struttura? Può chiederlo alla concierge virtuale, pronunciando “Alexa, come posso contattare la sala colazioni?”. Alexa fornirà le informazioni specifiche, recuperate da questo campo del pannello di controllo web.
Prezzo
Alexa è usata dagli ospiti, nella riservatezza della loro stanza, anche per ottenere informazioni che in reception potrebbero non voler chiedere. Ad esempio il costo di un servizio, con domande quali “Alexa, quanto costa la colazione in camera?”. Tutti i dettagli sui costi di ogni servizio, possono essere inseriti in un campo dedicato.
Istruzioni d’uso
Non c’è limite ai servizi e oggetti che si possono fornire agli ospiti, e quindi anche alle spiegazioni di come si usano! Ad esempio un ospite potrebbe chiedere “Alexa, come funziona la macchinetta del caffè?”.
Prenotazione
Alexa è uno strumento utilizzabile per aiutare l’ospite a prenotare servizi aggiuntivi, supportando così le attività di upselling durante il soggiorno. Lo staff della struttura potrà scegliere per quali servizi e informazioni Alexa debba proporre la possibilità di prenotare. Ad esempio, dopo aver raccontato il servizio colazione in camera, Alexa potrebbe chiedere all’ospite “vuoi prenotare questo servizio?”.
Con Alexa, è possibile inviare richieste di oggetti, servizi e assistenza direttamente dalla propria camera utilizzando comandi vocali. Questa personalizzazione consente alle strutture di offrire un servizio più rapido ed efficiente, migliorando l’esperienza complessiva degli ospiti durante il soggiorno e agevolando il lavoro dello staff.
Attraverso la facilità di un comando vocale, gli ospiti possono richiedere ad Alexa oggetti o servizi, come ad esempio asciugamani extra o la colazione in camera, direttamente dal comfort della propria stanza.
Oggetti e servizi richiedibili
Attraverso il pannello di controllo web fornito da NAVOO, è possibile aggiungere e personalizzare gli oggetti e i servizi che gli ospiti possono richiedere in stanza.
Quantità
Se viene attivata l’opzione “quantità”, Alexa chiederà all’ospite anche il numero di pezzi desiderati, il quale potrebbe necessitare ad esempio più di un asciugamano aggiuntivo.
Oggetti a pagamento
Prima che possa confermare la richiesta, l’ospite verrà informato da Alexa sull’eventuale costo di quanto ha richiesto. Il costo può essere personalizzato per tipologia di stanza. Ad esempio da una Suite si possono richiedere asciugamani in modo gratuito, mentre per una Classic è previsto un costo.
Destinatari delle richieste
Il sistema inoltra le richieste ricevute a più destinatari contemporaneamente, via e-mail, SMS o anche su un dispositivo Echo (posto ad esempio in reception), potendo differenziare i destinatari per tipologia di richiesta.
Con Alexa, gli ospiti possono richiedere assistenza per la riparazione di oggetti non funzionanti e segnalare problemi o manutenzioni da effettuare.
Problemi segnalabili
Attraverso il pannello di controllo web fornito da NAVOO, è possibile aggiungere e personalizzare gli oggetti e i servizi per i quali gli ospiti possono inviare una segnalazione di malfunzionamento o richiedere la riparazione.
Risposte specifiche
Una volta raccolta la richiesta, Alexa può dare informazioni precompilate specifiche per ogni situazione. Ad esempio per una doccia che fa acqua fredda potrà dire che lo staff di manutenzione interverrà prima possibile, mentre per una TV che non si accende potrà confermare di aver raccolto la richiesta e averla inoltrata alla reception.
Destinatari delle richieste
Il sistema inoltra le richieste ricevute a più destinatari contemporaneamente, via e-mail, SMS o anche su un dispositivo Echo (posto ad esempio nell’ufficio dello staff di manutenzione), potendo differenziare i destinatari per tipologia di richiesta.
Installando un dispositivo Echo in reception o in altre stanze utilizzate dallo staff, sarà possibile effettuare richieste per conto degli ospiti, interagendo con Alexa.
Dispositivi con autorizzazioni speciali
Alcuni dispositivi possono essere autorizzati, attraverso il pannello di controllo, perché possano effettuare richieste per conto degli ospiti. Ad esempio, tramite un dispositivo Echo posizionato in reception si potrà dire “Alexa, ho bisogno di un asciugamano”, il sistema capirà che la richiesta proviene da un dispositivo con autorizzazioni speciali, e Alexa chiederà per quale stanze si sta facendo la richiesta.
Destinatari delle richieste
Come per le richieste effettuate dalla stanze, anche in questo caso il sistema inoltra le comunicazioni ricevute a più destinatari contemporaneamente, via e-mail, SMS o anche su un dispositivo Echo (posto ad esempio nell’ufficio dello staff di manutenzione), potendo differenziare i destinatari per tipologia di richiesta.
Tramite Alexa, gli ospiti possono ottenere maggiori dettagli sul checkout, richiedere dalla propria stanza che venga preparato o anche posticipato.
Informazioni sul checkout
È possibile chiedere ad Alexa dettagli sul checkout. L’assistente vocale fornirà tutte le informazioni su orari, come è necessario procedere, dove lasciare le chiavi, come effettuare il pagamento… (si pensi ad esempio ad un B&B non presidiato da una reception).
Preparazione del checkout
Gli ospiti possono chiedere ad Alexa di preparare il checkout. La richiesta verrà trasferita alla reception, che potrà ad esempio iniziare a preparare il pre-conto, verificare i pagamenti effettuati, calcolare la tassa di soggiorno; in questo modo si possono anticipare e velocizzare i processi di uscita degli ospiti.
Checkout posticipato
Interagendo con Alexa, gli ospiti possono inviare alla reception richieste per posticipare la fine del soggiorno, direttamente dalla loro camera. Sarà compito della reception verificare la possibilità e ricontattare l’ospite.
Destinatari
Le richieste relative al checkout possono essere inviate attraverso diversi canali di comunicazione (SMS, email e notifiche su dispositivi Echo) a più destinatari dello staff contemporaneamente.
Utilizzando il pannello di controllo web fornito da NAVOO, si possono inviare messaggi direttamente ai dispositivi Echo presenti nelle stanze.
Notifiche
Quando una notifica giunge al dispositivo Echo in stanza esso emette il suono tipico di un messaggio in arrivo. Se provvisto di schermo, il dispositivo visualizzerà un’icona in alto a destra. Se invece il dispositivo Echo non ha lo schermo, emetterà una luce gialla pulsante. Alexa leggerà il testo del messaggio ricevuto solo dopo aver sentito la frase “Alexa, quali sono le mie notifiche?”. L’esperienza d’uso è quindi la stessa alla quale gli ospiti sono abituati a vivere casa, ad esempio quando ricevono da Amazon la notifica di un pacco in arrivo.
Annunci
Quando un annuncio arriva al dispositivo Echo in stanza, il testo del messaggio viene letto subito da Alexa. In caso di dispositivo Echo Show, dotato di schermo, il contenuto testuale sarà anche visualizzabile. L’ospite non dovrà compiere nessuna azione per sentire il messaggio, tuttavia se non è presente in stanza non potrà ri-ascoltarlo.
Immagini persistenti
Attraverso il pannello di controllo si può inviare ai dispositivi Echo Show un’immagine (che andrà sullo sfondo) e un testo che le verrà sovrapposto in automatico. Quando questo contenuto arriva al dispositivo Echo, non viene emesso nessun suono e Alexa non legge il testo. Il messaggio rimane sullo schermo fisso, fino a che l’ospite non tocca un apposito pulsante per chiudere il messaggio.
Avvisi immediati
È una tipologia molto particolare di annuncio. Quando viene inviato, il dispositivo Echo viene impostato in automatico al massimo volume, e l’annuncio viene letto 5 volte a intervalli di 30 secondi. Può essere utilizzato a supporto della comunicazione, in situazioni in cui si debbano dare avvisi molto urgenti agli ospiti (attenzione: Alexa Smart Properties non è utilizzabile come sistema di allarme o emergenza).
Invio istantaneo
Una volta creato un messaggio nel pannello di controllo web, è possibile inviarlo subito ai dispositivi delle stanze selezionate con un solo click. È utile nel caso in cui si debbano notificare aggiornamenti in modo rapido agli ospiti. Ad esempio confermare che la colazione in camera è in arrivo.
Invio programmato
È inoltre possibile creare messaggi e impostare la data e l’ora in cui si desidera vengano recapitati nelle stanze. Il caso d’uso tipico è per confermare la prenotazione di un servizio, oppure utilizzare le ore notturne per scrivere messaggi da recapitare al mattino per salutare gli ospiti.
Invio ricorrente
Ogni mercoledì c’è l’aperitivo in piscina? Si può schedulare un messaggio indicando i giorni della settimana e l’ora in cui deve essere recapitato nelle stanze in automatico.
Selezione stanze
Ogni messaggio può essere inviato ad una singola stanza oppure a più stanze contemporaneamente. Nelle stanze in cui sono presenti più di un dispositivo Echo, il messaggio verrà recapitato a tutti i dispositivi presenti in stanza.
Modelli
Ogni messaggio può essere inviato ad una singola stanza oppure a più stanze contemporaneamente. Nelle stanze in cui sono presenti più di un dispositivo Echo, il messaggio verrà recapitato a tutti i dispositivi presenti in stanza.
Con Alexa, è possibile promuovere i servizi della struttura, suggerire attività e comprendere le esigenze dei propri ospiti, permettendo così di aumentare l’upselling e migliorare il servizio offerto.
Le schermate visualizzate in rotazione sugli Echo Show rappresentano un prezioso strumento di promozione. Attraverso immagini e testi, è possibile suggerire all’ospite come usare Alexa, illustrare i servizi e i prodotti dell’hotel, potendo gestire e modificare il loro contenuto in totale autonomia tramite il pannello di controllo web fornito da NAVOO.
Una vetrina virtuale sempre aggiornata, che visualizza informazioni subito appena l’ospite apre la porta della camera, anche se non sta interagendo con Alexa tramite la voce.
Una vetrina virtuale, sempre aggiornata e a disposizione dell’ospite, che potrà anche chiedere approfondimenti ad Alexa sui servizi di suo interesse.
Informazioni e suggerimenti
Le schermate di marketing offrono l’opportunità di suggerire ai nuovi ospiti della struttura come utilizzare Alexa, illustrando le varie funzioni dell’assistente vocale e consigliando le domande più tipiche da rivolgerle. Ad esempio si possono dare informazioni sulla struttura, suggerire attrazioni e servizi esterni, spiegare come richiedere oggetti e servizi in camera. Le schermate si alternano in automatico intervallate dalle previsioni meteo locali.
Upselling
Utilizzando le schermate di marketing, la struttura può presentare in modo discreto ed elegante i servizi disponibili e le promozioni attive, suggerendo all’ospite come chiedere maggiori dettagli ad Alexa. Ogni informazione è così sempre accessibile e ogni dubbio può essere risolto direttamente nella comodità della camera, favorendo la possibilità di vendere servizi accessori e di aumentare l’upselling.
Attraverso l’interazione con Alexa si possono ricevere feedback dagli ospiti, potendo rilevare in modo veloce e interattivo il livello di gradimento del loro soggiorno e le motivazioni. Le notifiche istantanee inviate allo staff consentono di intervenire mentre l’ospite è ancora in struttura.
Oltre ad essere una concierge virtuale, Alexa è preziosa per fornire anche altri servizi quali intrattenimento, musica, notizie, previsioni del meteo e molto altro ancora.
Sveglie
Con Alexa, non sarà più necessario acquistare sveglie o chiedere al personale della reception di gestire questo compito. Grazie ad Alexa, gli ospiti possono impostare sveglie e timer direttamente dalla propria camera in totale autonomia.
Cassa bluetooth
Alexa si connette facilmente tramite Bluetooth al dispositivo dell’ospite, permettendo di ascoltare la propria musica con pochi e semplici passaggi.
Traffico
L’ospite può chiedere, ad esempio, “Alexa, com’è il traffico per l’aeroporto?”. L’assistente vocale conosce la posizione della struttura ricettiva, e può dare informazioni in tempo reale sul traffico.
Meteo
Alexa può dare informazioni sulle previsioni meteo sia della località in cui si trova (“Alexa, dimmi il meteo”) o di altre zone (“Alexa, che tempo farà a Venezia domani?”), consentendo agli ospiti di informarsi e gestire al meglio la programmazione delle loro attività. Inoltre, nei dispositivi Echo Show, tra le schermate che ruotano, appaiono in automatico le previsioni per le ore successive.
Notizie
Alexa può fornire notizie sempre aggiornate e in qualsiasi momento. Senza dover accendere la TV e cercare un telegiornale che le sta trasmettendo, o usare lo smartphone, l’ospite può dire “Alexa, quali sono le notizie?” e ascoltarle mentre sta facendo altro, come disfare la valigia o prepararsi per uscire a cena!
Radio e musica
Alexa può riprodurre in modo gratuito le principali radio e canali di streaming musicale. Non è necessario collegare un proprio account personale, basta pronunciare “Alexa, riproduci la radio”, o “Alexa, riproduci Radio Monte Carlo” o “Alexa, riproduci musica classica”.
Giochi e altre skill
Utilizzando il pannello di controllo web fornito da NAVOO, si attivano le “app” per Alexa (che tecnicamente si chiamano “skill”). Tra le skill attivabili sono disponibili molti giochi che attraverso l’interazione vocale possono intrattenere ospiti di tutte le età! E poi skill che guidano l’ospite a fare esercizi fisici, rilassarsi e molto altro! L’attivazione e uso di tali applicazioni non comporta nessun costo, né per l’albergatore, né per i suoi ospiti.
Alexa offre un supporto fondamentale nell’ambito dell’housekeeping, fornendo funzionalità utili sia per il personale della struttura che per gli ospiti.
Alexa può eliminare la necessità di utilizzare fogli di carta per annotare le camere già sistemate e di effettuare continue telefonate fra lo staff ai piani e la reception.
Con semplici frasi come “Alexa, la camera è pulita” o “Alexa, la camera è pronta” il personale può aggiornare in tempo reale lo stato della camera e informare i propri colleghi.
In reception potranno così visualizzare in diretta lo stato delle camere, velocizzando l’assegnazione delle stanze ai nuovi ospiti.
Notifica stato camera
Lo staff della struttura può comunicare ad Alexa quando la stanza è stata pulita e successivamente quando è stata controllata dall’housekeeping manager. Non è necessario dire ad Alexa il numero della camera, Alexa sa dove si trova! Si evitano quindi errori di comunicazione e incomprensioni, e nel pannello di controllo di NAVOO viene riportato in diretta lo stato di ogni camera.
Collegamento con il PMS e altri software o applicazioni
NAVOO ha già sviluppato l’integrazione con vari PMS e altri software. Ciò consente di aggiornare in automatico lo stato della camera direttamente nel PMS, a seguito della frase pronunciata dallo staff in camera. Per alcuni PMS è stata creata anche la funzione inversa: si può chiedere “Alexa, quali stanze devo pulire?” e sarà il PMS a comunicarlo all’assistente vocale, aiutando così a migliorare la produttività e l’efficienza dello staff ai piani. Per le funzionalità dedicate allo staff, Alexa chiede di pronunciare anche una password (per evitare che possano essere usate dagli ospiti).
Richiesta pulizia aggiuntiva
Se la funzione viene attivata nel pannello di controllo, gli ospiti potranno chiedere ad Alexa una pulizia aggiuntiva della stanza. Le richieste verranno inviate direttamente da Alexa ai vari contatti dello staff interessati a tali richieste (via SMS, e-mail e con notifiche su un dispositivo Echo).
Richiesta di non effettuare la pulizia
Al contrario del caso precedente un ospite potrebbe richiedere che la sua stanza non venga pulita. Per motivi di privacy, o per una particolare attenzione all’ambiente, gli ospiti possono desiderare di fare tale richiesta, che anche in questo caso verrà recapitata direttamente da Alexa allo staff della struttura.
Attraverso il pannello di controllo web fornito da NAVOO, lo staff ha la possibilità di gestire in modo autonomo e completo l’intero sistema Alexa. Si può così monitorare il numero di interazioni, rispondere prontamente alle richieste, analizzare i dati e ottimizzare quindi l’esperienza degli ospiti nell’interazione con Alexa.
Creazione e gestione
Ogni dispositivo Echo deve essere associato ad una camera o ad una stanza della struttura. Nel caso di un hotel è quindi possibile creare nel pannello di controllo tutte le camere, o nel caso di altre strutture ricettive (come un appartamento o una casa vacanze) si possono creare le varie stanze nelle quali saranno posizionati dei dispositivi Echo.
Suddivisione in tipologie
Le varie camere presenti nel pannello di controllo possono appartenere ad una tipologia (standard, classic, deluxe, suite, family suite, …) potendo così impostare informazioni e funzionalità che sono poi valide per tutte le camere della stessa tipologia.
Skill specifiche
Le skill (ossia le “app” per Alexa) possono essere attivate in modo identico per tutte le camere, o anche in modo specifico per alcune specifiche stanze. Un esempio è il caso della skill per l’utilizzo della domotica, che potrebbe essere utilizzabile solo in alcune suite.
Associazione
L’utente che amministra la struttura attraverso il pannello di controllo, può aggiungere dispositivi Echo e associarli alla singola camera. Ogni camera può avere più dispositivi Echo associati, che possono però a loro volta essere associati ad una sola camera.
Operatività
Nel pannello di controllo è possibile visualizzare quali dispositivi posizionati nella camere sono correttamente online (e quindi accesi e connessi al Wi-Fi) e quali offline (sconnessi dal Wi-Fi o spenti).
Impostazioni
Per ogni dispositivo Echo possono essere costantemente modificate varie impostazioni quali la lingua, le unità di misura, la radio di default, il volume massimo e altro. Tali settaggi possono essere fatti manualmente tramite la console, automatizzati dallo scambio di informazioni con il PMS, oppure anche a voce dall’ospite o dallo staff.
Reset a fine soggiorno
Alla fine del soggiorno i dispositivi possono essere resettati, per tornare allo stato iniziale, pronti per accogliere un nuovo ospite. Il reset elimina, ad esempio, i messaggi inviati dallo staff in camera e non letti dall’ospite e le sveglie. Il reset avviene contemporaneamente per tutti i dispositivi associati alla stessa camera.
Il reset del dispositivo Echo può essere fatto via voce, oppure utilizzando il pannello di controllo o grazie all’interazione con il PMS.
Creazione
L’amministratore del pannello di controllo può in autonomia aggiungere e gestire l’accesso di altri utenti, per una o più strutture.
Ruoli e permessi
Agli utenti creati possono essere assegnati ruoli specifici, ciascuno dei quali con potenzialità e limitazioni di modifica distinte.
Tracciabilità delle modifiche
Tutte le modifiche apportate ai contenuti e alle funzionalità di Alexa, sono tracciate in modo che l’amministratore possa risalire alla data e all’utente autore di tali modifiche.
Attraverso il pannello di controllo fornito da NAVOO, è possibile monitorare le interazioni degli ospiti e dello staff con Alexa, ottenendo così un prospetto chiaro e immediato di come e quanto viene utilizzato l’assistente vocale.
Quantità
Ogni interazione è un dialogo fra una persona e Alexa. Il numero di interazioni si possono filtrare e raggruppare per data, visualizzare i giorni durante i quali l’utilizzo è stato maggiore, e quali camere creano più interazioni.
Tipologie
Si può visualizzare anche la tipologia di richieste fatte ad Alexa, sia per categoria sia addentrandosi nello specifico alla singola informazione richiesta. Si scopre così quali sono le informazioni di cui necessitano gli ospiti e le funzionalità più utilizzate.
Ospiti e staff
Il sistema esplicita quali e quante sono state le interazioni fatte dagli ospiti e dallo staff, potendo così valutare anche l’impatto positivo sull’operatività e gestione giornaliera della struttura.
PMS, software e app
Il sistema Alexa Smart Properties fornito da NAVOO è già integrato con alcuni tra i principali PMS, software e app utilizzati da staff e host delle strutture ricettive.
È possibile inoltre richiedere a NAVOO il collegamento con sistemi non ancora integrati. Nota: non è obbligatorio collegare Alexa ad un PMS.
Domotica
“Alexa, spegni tutte le luci”, “Alexa, ho caldo”, e tante altre richieste che gli ospiti sono abituati a fare a casa, si possono utilizzare anche in una stanza di hotel o di un B&B. La possibilità di controllare con la voce le automazioni domotiche dipende dal fornitore del sistema domotico.
Televisori
“Alexa, accendi la tv”, “Alexa, abbassa il volume della tv”, e varie altre richieste, si possono fare ad Alexa senza dover cercare il telecomando. La possibilità di utilizzare tali controlli dipende dal modello del televisore installato in camera.
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